Ratgeber · Mahnung schreiben
Mahnung schreiben: Aufbau, Frist, Formulierung
Stand: Juni 2026
Was in eine Mahnung gehört
Eine Mahnung ist eine schlichte Zahlungsaufforderung - kein Drohbrief. Damit sie ihren Zweck erfüllt, sollte sie die Forderung eindeutig benennen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und das ursprüngliche Zahlungsziel. Dazu kommt eine klare Aufforderung zu zahlen, deine Bankverbindung und ein freundlicher, aber bestimmter Ton. Je präziser du die Forderung beschreibst, desto weniger Raum bleibt für Rückfragen.
Die richtige Frist setzen
Eine Mahnung lebt von einer konkreten Frist. Üblich ist eine kurze, angemessene Zahlungsfrist - oft eine bis zwei Wochen ab Zugang. Eine gesetzliche Mindestfrist gibt es nicht; sie soll dem Schuldner die Zahlung praktisch ermöglichen. Schreib ein konkretes Datum ("bis zum 30. Juni 2026") statt eines vagen "umgehend" - das ist klarer und später leichter nachzuvollziehen.
Verzugszinsen ausweisen
Befindet sich der Schuldner im Verzug, kannst du nach §288 BGB Verzugszinsen verlangen. Die Höhe richtet sich danach, ob ein Verbraucher beteiligt ist - gegenüber Unternehmern fällt der Zuschlag auf den Basiszinssatz höher aus als gegenüber Verbrauchern. Bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro nach §288 Abs. 5 BGB in Betracht. Diese Beträge in der Mahnung auszuweisen ist transparent - tragen muss sie der säumige Schuldner.
Form: E-Mail, Brief oder Einschreiben
Eine Mahnung ist an keine bestimmte Form gebunden. E-Mail, Brief und Einschreiben sind alle zulässig - entscheidend ist, dass die Mahnung den Schuldner erreicht und du den Zugang im Zweifel belegen kannst. Bei kleineren Beträgen genügt oft die E-Mail; bei größeren Beträgen wählen viele ein Einschreiben, weil sich der Zugang damit leichter nachweisen lässt. Wird die Forderung bestritten oder bleibt es streitig, ist der Hand-off an einen Anwalt der saubere Weg.
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Häufige Fragen
Wie schreibe ich eine Mahnung?
Eine Mahnung benennt die offene Rechnung mit Nummer, Datum und Betrag, fordert klar zur Zahlung auf und setzt eine neue, angemessene Frist. Hilfreich sind außerdem deine Bankverbindung, ein Hinweis auf die Verzugszinsen und - bei Geschäftskunden - die 40-Euro-Pauschale. Der Ton bleibt sachlich: eine Mahnung ist eine Zahlungsaufforderung, kein Streitbrief.
Ist eine Mahnung per E-Mail gültig?
Ja. Eine Mahnung ist an keine bestimmte Form gebunden und kann per E-Mail, Brief oder Einschreiben verschickt werden. Entscheidend ist, dass sie den Schuldner erreicht und du das im Zweifel belegen kannst. Bei größeren Beträgen wählen viele ein Einschreiben, weil der Zugang sich damit leichter nachweisen lässt.
Welche Frist setze ich?
Üblich ist eine kurze, angemessene Zahlungsfrist - oft eine bis zwei Wochen ab Zugang der Mahnung. Eine gesetzliche Mindestfrist gibt es nicht; die Frist soll dem Schuldner die Zahlung praktisch ermöglichen. Wichtig ist ein konkretes Datum statt einer vagen Formulierung wie "umgehend".
Was kostet eine Mahnung?
Das Schreiben selbst kostet dich nur deine Zeit. Bei Verzug kannst du zusätzlich Verzugszinsen nach §288 BGB verlangen und - bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung - eine Pauschale von 40 Euro. Diese Beträge trägt der säumige Schuldner, nicht du.
Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Kwitto ist ein Software-Werkzeug, das vorbereitet und rechnet - es bewertet deinen Einzelfall nicht und tritt nicht für dich auf.