Die kurze Antwort: Ja, die GoBD erlauben das sogenannte ersetzende Scannen - du darfst viele Papierbelege nach dem Digitalisieren vernichten. Aber es gibt drei Bedingungen und eine Liste von Ausnahmen, und wer sie ignoriert, riskiert Ärger bei der Betriebsprüfung.
Die drei Bedingungen
- Bildliche Übereinstimmung: Der Scan muss das Original vollständig und lesbar wiedergeben - inklusive Rückseite, falls dort etwas steht.
- Unveränderbare Ablage: Der Scan muss so gespeichert werden, dass er nachträglich nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann.
- Verfahrensdokumentation: Du musst beschreiben (können), wie bei dir gescannt, geprüft und abgelegt wird. Klingt bürokratisch, ist aber im Kern ein einseitiges „So läuft es bei mir”-Dokument.
Was trotzdem Original bleiben muss
Nicht alles darf in den Schredder. Im Original aufzubewahren sind insbesondere: notarielle Urkunden, Dokumente mit Originalsignatur-Pflicht, Zollbelege und bestimmte Bescheinigungen (z. B. nach dem Umsatzsteuerrecht). Auch Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse gehören nicht in die Tonne.
Unsere ehrliche Empfehlung
Scanne sofort - und wirf das Papier erst weg, wenn du dein Vorgehen einmal kurz mit deiner Steuerkanzlei abgestimmt hast. Das kostet ein Gespräch und nimmt dem Thema jede Unsicherheit. Bis dahin: Papier in einen Karton, Scan ins System - die Reihenfolge ist wichtiger als das Wegwerfen, denn Thermopapier verblasst lange vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist, und ein verblasster Bon ist steuerlich genauso wertlos wie ein verlorener.
Kwitto legt jeden Scan unveränderbar mit Prüfsumme und Protokoll ab - die technische Seite des ersetzenden Scannens ist damit erledigt. Mehr in der Hilfe.