Die kurze Antwort, Stand 2026: Buchungsbelege - also Rechnungen, Quittungen, Kassenbons - musst du 8 Jahre aufbewahren. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleiben bei 10 Jahren (§ 147 Abgabenordnung, § 257 HGB). Die 8 Jahre für Belege gelten seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz - vorher waren es 10.
Ab wann zählt die Frist?
Nicht ab Belegdatum, sondern ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom 15. März 2026 läuft also bis zum 31. Dezember 2034. Praktisch heißt das: Im Zweifel ein Jahr länger denken, als das Belegdatum vermuten lässt.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Ohne Beleg streicht das Finanzamt im Zweifel den Betriebsausgabenabzug, und der Vorsteuerabzug ist ohne ordnungsgemäße Rechnung in aller Regel verloren. Bei einer Betriebsprüfung können fehlende Belege zu Hinzuschätzungen führen - das wird schnell teurer als jede Aufbewahrungs-Mühe.
Digital aufbewahren - geht das?
Ja. Die GoBD (die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Belege) erlauben die digitale Aufbewahrung, wenn die Belege unveränderbar, vollständig, lesbar und nachvollziehbar gespeichert sind. Ein Foto in der Foto-Mediathek erfüllt das nicht - ein Archiv mit Schreibschutz, Prüfsummen und Protokoll schon.
Ein Sonderproblem löst die digitale Ablage nebenbei: Thermopapier-Bons verblassen oft schon nach zwei, drei Jahren - lange vor Ablauf der 8-Jahres-Frist. Wer den Bon zeitnah scannt, hat ihn dauerhaft lesbar.
Die Checkliste
- Rechnungen, Quittungen, Bons: 8 Jahre (ab Jahresende)
- Bücher, Inventare, Abschlüsse: 10 Jahre
- Geschäftsbriefe (empfangen/gesendet): 6 Jahre
- Thermobons: sofort scannen, sonst sind sie vor Fristablauf unlesbar
- Digital ist erlaubt - aber unveränderbar, nicht als Foto im Handyspeicher
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