Das Geschäftsessen ist die wahrscheinlich am häufigsten verschenkte Betriebsausgabe: Der Beleg liegt vor, das Essen war eindeutig geschäftlich - und trotzdem streicht die Prüfung den Abzug, weil eine von fünf Angaben fehlt. Die Anforderungen stehen in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und sind streng formal. Die gute Nachricht: Sie sind in zwei Minuten erfüllt, wenn man weiß, worauf es ankommt.
Die Grundregel
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar (die restlichen 30 % bleiben Privatvergnügen, so will es das Gesetz). Die Vorsteuer darfst du dagegen zu 100 % ziehen - eine ordnungsgemäße Rechnung vorausgesetzt. Schon deshalb lohnt die Sorgfalt doppelt.
Die 5 Angaben, die das Finanzamt sehen will
- Maschineller Beleg, nicht handgeschrieben. Bei Bewirtung in der Gastronomie muss die Rechnung maschinell erstellt und registriert sein (TSE-Kassenbeleg). Der handgeschriebene Quittungsblock vom Lieblingsitaliener genügt nicht.
- Anlass der Bewirtung - konkret. „Geschäftsessen” oder „Kundengespräch” reicht der Rechtsprechung nicht. Es braucht den greifbaren Anlass: „Projektbesprechung Badsanierung Müller”, „Jahresgespräch Lieferant Schmidt GmbH”.
- Alle Teilnehmer mit Namen - inklusive dir selbst. Bei bekannten Geschäftspartnern genügt der Name; Funktion oder Firma dazuzuschreiben macht den Beleg stärker.
- Ort, Tag, Höhe der Aufwendungen. Das steht normalerweise auf der Restaurant-Rechnung - prüfen, ob Datum und Anschrift wirklich drauf sind.
- Deine Unterschrift, zeitnah. Die Angaben zu Anlass und Teilnehmern müssen schriftlich festgehalten und unterschrieben werden - zeitnah zum Essen, nicht Monate später beim Jahresabschluss rekonstruiert.
Ab 250 € brutto gilt zusätzlich: Die Rechnung muss auf deinen Namen bzw. deine Firma ausgestellt sein (keine Kleinbetragsrechnung mehr).
Der Trinkgeld-Klassiker
Trinkgeld ist abziehbar - aber es steht nicht auf dem Kassenbon. Lass es dir am einfachsten vom Personal auf dem Beleg quittieren („zzgl. 10 € Trinkgeld, erhalten: [Unterschrift]”). Alternativ trägt ein Eigenbeleg das Trinkgeld, mit denselben Grenzen wie immer: glaubhaft und verhältnismäßig.
Der Zwei-Minuten-Workflow
Direkt am Tisch, solange alle noch da sind:
- Rechnung geben lassen (maschinell, mit USt-Ausweis)
- Auf die Rückseite oder den Rand: Anlass + Teilnehmer + Trinkgeld
- Unterschreiben
- Fotografieren - fertig
Der letzte Schritt ist der wichtigste: Bewirtungsbelege sind fast immer Thermopapier, und ein verblasster Bewirtungsbeleg ist doppelt ärgerlich, weil die Dokumentationspflicht ihn nicht rettet. Einmal fotografiert, liegt er in Kwitto dauerhaft lesbar und unveränderbar im Archiv - mit Anlass und Teilnehmern gleich mit im Bild. Deine Kanzlei sieht beim Paket sofort, dass alles dran ist, statt nachfragen zu müssen.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Sonderfälle (Bewirtung von Arbeitnehmern, Bewirtung im Ausland, gemischte Anlässe) gehören in die Hand deiner Kanzlei.